Quel est l’importance de votre correspondance papier?

 

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La lettre de correspondance garde néanmoins toute son importance dans l’activité professionnelle malgré l’utilisation de plus en plus répandue de moyens électroniques. la lettre de correspondance demeure indispensable dans de nombreuses circonstances dictées par la législation. Moins éphémère que le courrier électronique, la lettre de correspondance a l’avantage de s’inscrire dans la durée et de donner une dimension plus formelle et sensoriel à la communication. Parmi les différents supports papier, il y a le papier à en-tête qui joue un rôle clé en matière de communication. Il sert à l’élaboration de vos lettres, de vos devis, de vos factures. Il permet d’identifier rapidement et de mettre en valeur l’entreprise émettrice du courrier. C’est la première chose que vos correspondants remarquent avant de lire le contenu. Parmi les différents supports papier hormis le papier à en-tête, il y a la carte de correspondance. A ne pas confondre avec la carte de visite, la carte de correspondance permet d’ajouter à un courrier un message d’accompagnement tout en conservant l’identité visuelle de votre entreprise et évite de perdre du temps dans la rédaction d’une lettre.

Que sont les éléments que l’ont peut classer dans les papiers de correspondances?

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  • Le papier en tête de l’entreprise
  • Le papier en tête de l’entreprise pour vos cadres
  • Le papier à lettre pour les factures
  • Le papier à lettre pour les devis
  • Le papier à lettre pour les commandes
  • Le bon de commande
  • Les enveloppes en papier, en carton, A3, A4, etc..
  • Cartes ou papier de correspondance
  • Cartes d’invitation
  • Cartes et dossiers d’informations
  • Cahiers ou blocs de notes

 

Que doit contenir vos lettres de correspondance commerciale?

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L’en-tête

Elle est placée dans la partie supérieure de la feuille. Tous les renseignements utiles dans les rapports de l’entreprise et de vos correspondants y sont imprimés:

  • Le nom de votre entreprise et sa raison sociale.
  • L’adresse, les numéros de téléphone, de télex, de télécopie, l’e-mail.
  • Le montant de son capital.
  • Les références bancaires.
  • Le numéro d’inscription au Registre du commerce, le code de TVA

La suscription

Placée sous l’en-tête, à droite, elle indique les nom et adresse du destinataire.

Les références

Elles se placent, en haut, à gauche, sous l’en-tête. On distingue :

  • les références de votre destinataire
  • vos références ( de l’expéditeur )

L’objet

Il est placé sous les références et résume, en quelques mots, le sujet traité dans la lettre. Les annexes et pièces jointes Elles sont signalées sous la désignation de l’objet. vous indiquerez les documents que vous joignez à la lettre, en les désignants et en précisant leur nombre.

La date

Elle figure à droite de la lettre à la même hauteur que « vos références ». elle se présente sur 2 lignes : sur la 1ère, la ville de départ, sur la 2nde, la date proprement dite.

Le titre de civilité

C’est la formule de salutation qui commence la lettre, qui s’adresse directement au lecteur.

Le corps de la lettre

Il se compose de : L’introduction : c’est l’entrée en matière qui permet… Le texte

La signature

L’emplacement ou la personne responsable du service signe la lettre.

 

La lettre de vente

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Votre société vient de créer un nouveau produit. Et vous voulez, le mettre rapidement sur le marché, le promouvoir auprès de vos prospects. Pour cela, vous faite vous pouvez faire appel à un « Copywriter » ou « Rédacteur-concepteur » qui va prendre en charge la communication de votre produit. Son travail consiste a rechercher toutes les informations sur votre produits et créer un texte de vente positif. Pour ce faire, le Copywriter doit connaître parfaitement votre produit à vendre sous toutes ses coutures et rechercher les avantages majeur et unique qui seront argumentés. Il doit connaître parfaitement votre entreprise afin d’y trouver d’autres arguments de vente en valorisant les valeurs de votre entreprise. Puis viendra la rédaction de votre lettre, qui sera testée plusieurs fois avec différent public cible. Puis elle sera présentée à votre direction pour avis, corrigée et acceptation, puis vient la mise en forme de la version définitive. Les lettres de ventes s’adressent directement à vos prospects, elles sont individuelles et personnalisées. Elles sont faites pour persuader ces derniers d’acheter votre produit. Employées avec circonscription, les lettres de vente ont un impact important sur la décision de vos prospects. Elles sont très structurées, et demandent du temps pour leurs rédactions, les tester et les modifier ( certainement plusieurs fois ). Elles doivent remplir leur fonction avec un maximum d’impact et de rendement.

 

La lettre d’accompagnement

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Les lettres d’accompagnement sont des courriers importants de votre entreprise et doivent être mûrement étudiées et réfléchies pour permettre de décider vos clients. Différentes de la lettres de ventes, car elles s’adressent à vos clients, accompagnant une proposition commerciale, et non à vos prospects. Elles sont nominatives, elles demandent une attention particulière ,tel que la technique du langage, assurer et confirmer que votre produit comblera ces attentes technique, et de dire à vos clients qu’ils seront plus que satisfait.

 

La lettre d’information

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Elles sont diverses et nombreuses. Elles rassemblent la plupart des courriers de communication que peut envoyer une entreprise. Il existe différente stratégie pour informer vos clients et prospect que votre produits arrive bientôt, elles peuvent également suivre la lettre de vente pour apporter plus d’informations, de développer les différents avantages, les atouts par rapport à votre ancien modèle, mettre en valeur son nouveau design pour que votre client soit potentiellement susceptible de l’acheter. Dans la même famille, vous avez également les courriers de rappel de ce qui a été dit lors d’un meeting avec un client, les lettres de demande de renseignements complémentaires, de protestation, de réclamation à un fournisseur ou encore à une administration. Maintenir le contact avec vos clients et vos prospects à une importance primordiale pour votre entreprise.

 

La lettre de marketing

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Les lettres de marketing sont pour promouvoir vos produits efficacement au près de vos clients et prospects. Elles ont pour but de faire connaître, d’informer et de vendre votre produit, votre nouvelle prestation, un de vos services en promotion, etc… Elles sont indispensables pour vendre. Elles sont testées et modifiées pour obtenir le meilleur résultat. Mais surtout, Il faut créer une stratégie efficace pour vos campagnes marketing, vous pouvez découvrir ici les offres de campagne proposé par Seven Blue Clouds Studio et tout ce qu’il faut mettre en oeuvre afin d’avoir des campagnes de communication et de marketing efficace.

 

La lettre de relance

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On distingue deux types de lettres, les relances après une proposition et les relances financières. Après les envoies de vos courriers d’accompagnement joint à une proposition et que vous n’avez aucune réponse. Vous devez relancer vos clients en y joignant de nouvelles propositions et elles peuvent être suivie de plusieurs autres. Car vos clients sont peut être débordé en ce moment, eux aussi sont peut être en pleine campagne de marketing et de communication! Les relances financières sont plus délicates pour ne pas froissé l’ego de vos clients. Votre identité visuelle vise essentiellement à renforcer l’image de votre entreprise dans toute votre communication auprès de vos prospects, clients, etc… par des documents physique en accords avec votre charte graphique. Seven Blue Clouds Studio vous a créer un questionnaire afin que vous puiser concevoir la charte graphique de votre correspondance dans “request à Quote“.

 

Voici les autres parties importantes que vous devrez prendre en compte pour avoir une identité visuelle réussie.

 

 

 

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